Viele Unternehmen legen einen großen Fokus auf die Verwaltung und Optimierung von Prozessabläufen. Das Ziel ist meist, Kosten zu senken, um sich gegenüber der Konkurrenz Vorteile zu verschaffen. Deswegen werden zur Optimierung von Prozessabläufen oft Workflow(Systeme) eingeführt. Um eine hohe Prozesseffizienz zu ermöglichen, muss der Ablauf von Arbeitsschritten möglichst fließend gestaltet werden. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist u.a. die (rechtzeitige) Kommunikation von wichtigen (Prozess-)Informationen, denn durch die fehlende Integration von Kommunikationswegen/-möglichkeiten kommt es immer häufiger zu unnötigen Verzögerungen. Ein vielversprechender Ansatz ist die Einbindung von mobilen Endgeräten, doch die Implementierung bringt einen großen Aufwand für die Unternehmen mit sich.

Herr Jan Klaaßen hat sich diesem Thema im Rahmen seiner Masterarbeit gewidmet. Er beschreibt darin, wie er ein Konzepts zur Optimierung der Kommunikation innerhalb von Workflows entwickelt und prototypisch umgesetzt hat. Dazu hat er zunächst die bestehenden Probleme analysiert, Anforderungen an ein geeignetes Tool aufgestellt und darauf aufbauend Umsetzungsideen entworfen, die schließlich in ersten Frontend-Mockups mündeten.

Auf dem Foto ist zu sehen, wie Herr Klaaßen die generelle Architektur seines Lösungsmodells und die genutzten Komponenten vorstellt. Die Architektur besteht aus drei Hauptkomponenten, deren technische Realisierung zugleich auch die Phasen seines Vorgehens darstellen. Als erstes wurden Elemente für ein geeignetes User Interface (mobile Applikation) festgelegt. Auf Basis dieser Elemente wurde in der zweiten Phase ein passendes Datenmodell für die Middleware abgeleitet, bevor in Phase drei die benötigten (Customizing-)Daten für das Workflow Management System definiert wurden. Durch die Trennung von Designphase und Implementierung kann das entwickelte Konzept mit unterschiedlichen Technologien mit relativ wenig Aufwand umgesetzt werden. 

Sowohl Anforderungsanalyse und Evaluierung haben ergeben, dass Transparenz eine der wichtigsten Anforderungen an eine solche Lösung darstellt. Dies trägt u.a. dazu bei, dass die Mitarbeiter ein besseres Verständnis für die im Unternehmen ablaufenden Prozesse bekommen, wodurch die Akzeptanz von Workflow Lösungen in Unternehmen verbessert werden kann.

Wir danken Herrn Jan Klaaßen für seine sehr gute Arbeit und bedanken uns ebenfalls beim Praxispartner bpc AG, der einen relevanten Anwendungsfall geliefert hat und für Experteninterviews zur Verfügung stand!