Die Auswirkungen des Bologna-Prozesses, steigende Studierendenzahlen bedingt durch die Aussetzung der Wehrpflicht und der Verabschiedung doppelter Abiturjahrgänge erfordern eine besonders wirtschaftliche Verwendung öffentlich bereitgestellter Mittel an Hochschulen für ein qualitativ anspruchsvolles Angebot an Lehrveranstaltungen. Integrierte Campusmanagementsysteme decken neben dem studentischen Lebenszyklus auch unterstützende Prozesse ab und bieten Möglichkeiten zum Management der Forschungsaktivitäten. Da ihr Einsatz die Ausrichtung der Prozesse aufeinander forciert und optimiert, können die gewonnenen Synergien Wettbewerbsvorteile darstellen.

Durch den Bologna-Prozess stehen die Hochschulen vor neuen Herausforderungen; die „Aussetzung“ der Wehrpflicht und das Abitur nach zwölf Jahren führen zu einem explosionsartigen Anstieg neuer Studierender. Um dennoch eine qualitativ hochwertige Ausbildung als Qualifikation für das spätere Berufsleben sicherzustellen, müssen die Prozesse in der Lehre und Verwaltung effizient am Leistungsabnehmer, dem Studierenden, ausgerichtet sein. Integrierte Campusmanagementsysteme (CMS) werden als Lösung in Richtung einer unternehmerischen Hochschule verschrieben, jedoch ist deren Einführung in eine bestehende Organisation und heterogene IT-Landschaft nicht trivial.

Die 1999 von den Bildungsministern aus 29 EU-Staaten unterzeichnete Bologna-Erklärung hat Europas Hochschullandschaft nachhaltig verändert. Dieser Bologna-Prozess bedeutet für fast alle Hochschulen in Deutschland eine Umstellung bzw. Anpassung ihrer Studiengänge und Verwaltungsabläufe. Darüber hinaus ist ein Anstieg der Anzahl an Studienanfängern, zum einen verursacht durch die Doppelabiturjahrgänge, zum anderen durch das Aussetzen der Wehrpflicht, zu verzeichnen. Zwar gewinnen die Universitäten und Fachhochschulen durch die Einführung der Bachelor- und Masterstudiengänge an Autonomie, da sie heutzutage überwiegend selbst ihre Studierenden auswählen können, treten dadurch aber auch verstärkt in den Wettbewerb. In Zeiten knapp bemessener öffentlicher Mittel und beschränkter Ressourcen bei steigenden Studierendenzahlen verlangt der eigens gesetzte Anspruch an Qualität in Lehre und Forschung eine konsequente Ausrichtung der Organisation an wirtschaftlich ausgerichteten Abläufen und die Gestaltung einer effizienten Systeminfrastruktur.

Darüber hinaus legen die Studierenden in Zeiten der Studiengebühren neben den gewohnten Beweggründen (Reputation in Forschung und Lehre) zunehmend Wert auf bessere Studienbedingungen und Serviceleistungen in der Lehre und der Verwaltung.

Chancen werden daher in integrierten Campusmanagementsystemen (CMS) gesehen. Gegenüber den bisher im Einsatz befindlichen Artefakten an Hochschulinformationssystemen, die jeweils für einen Anwendungsfall in der Verwaltung oder Teilprozess des studentischen Lebenszyklus konzipiert wurden, betrachtet der integrierte Ansatz Hochschulprozesse in ihrer Gesamtheit. Universitäten fungieren demnach als Dienstleister mit übergreifenden, einander gekoppelten Prozessen in Lehre, Forschung und Verwaltung. Dabei wird der Student als der Verbraucher der Leistung (Leistungsempfänger) verstanden.

CMS verfolgen als Ziel die Optimierung von Geschäftsprozessen auf Grundlage einer zentralen Datenhaltung und einer einheitlich gestalteten Dialogschnittstelle für die Interaktion mit dem Benutzer. Erst durch die Einbeziehung der studentischen Kunden in die universitären Abläufe können auf der einen Seite Kosten gesenkt werden. Auf der anderen Seite kann eine jederzeitige Systemverfügbarkeit die Steigerung subjektiv empfundener Qualität bedeuten. Eine intakte Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) wirkt sich vorteilhaft im Wettbewerb aus.

(Die Organisationsstrukturen müssen jedoch auf die bereitgestellten Funktionen der Campusmanagementsysteme abgestimmt sein, damit das eingesetzte System vollkommen in der Infrastruktur der Hochschule zur Wirkung gelangt. Daher ist es sinnvoll, dass die Standardsoftware mit Referenzprozessen ausgestattet wird, um zum einen die Einführung des Systems in eine bestehende Organisation zu erleichtern und um zum anderen eine gewisse Bandbreite an Flexibilität bei der Ausprägung der Prozesse vorhalten zu können.)